Zaman Yönetimi

Bilişim çağına girdiğimizden beri baş döndürücü bir tempoyla çalışmak zorunda bırakıldık. Kimin ağzını açsanız "yoğunum" diyor. Bu yoğun temponun ters etkilerinden kendimizi kurtaramadığımız için kronik stres yaşar hale geliyoruz. Sorun, zaman yönetimine gereken önemi vermememizden kaynaklanıyor. Bu yazımda ünlü yönetim düşünürü Peter Drucker'in zaman yönetimi hakkındaki önerilerini sizinle paylaşmak istiyorum.

Bizler plan yapmayı çok seviyoruz. Önümüze ajandamızı alıp hangi günler hangi işleri yapacağımızı belirliyor ve hafta başladığında ajandadaki programı uygulamaya çalışıyoruz. Yapmamız gereken işleri genellikle başlangıç ve bitiş saati şeklinde belirtiyoruz. Bu sistemi başarı ile yürütenler var mıdır bilmiyorum ama çoğumuzun bu konuda başarısız olduğunu garanti edebilirim. Pazartesi günü mail box'taki mailleri okumaya uzun bir vakit ayırınca programdan yavaş yavaş umudu kesiyoruz. 

Son yıllarda bu sorunu görmeye başlayan uzmanlar soruna çözüm getirmek amacıyla çalışmalar yürütmeye başladılar. Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı isimli kitabın yazarı Stephen R. Covey zaman yönetimi tasarımında işleri aciliyet ve önem sırasına göre belli bir skalada gruplandırmamız gerektiğini ifade etmiştir. Bu sistemde zaman matrisi kullanılmaktadır. Örneğin, bir iş "Acil ve Önemli" ise "Acil Olmayan ama Önemli" olan bir işten önce yapılmalıdır.

Bu sistem işleri önem sırasına koyma açısından faydalı bir yöntemdir. Çalışmanın bu aşamasını tamamladıktan sonra Peter Drucker'in önerilerine geçebiliriz. Drucker işleri yukarıda bahsettiğimiz şekilde yani başlangıç ve bitiş saatleri belli olan bir sisteme göre takip etmenin yanlış olduğunu belirtmektedir. Zaman yönetiminde en önemli unsurun iş yükü miktarını saat olarak belirleyip ona göre hareket etmek olduğunu söylemektedir. Bir örnekle açıklamak istiyorum. Diyelim ki pazartesi günü yapmanız gereken 3 tane iş var ve siz bu işleri aşağıdaki gibi ajandanıza işlemişsiniz;

 Birinci iş: başlangıç 8.30-bitiş 10.00
 İkinci iş: başlangıç: 13.00-bitiş 14.00
 Üçüncü iş: başlangıç 15.00-bitiş 16.30

Yukarıda görüldüğü üzere o gün içerisinde birinci işe 1.5, ikinci işe 1 ve üçüncü işe 1.5 saat zaman ayırmış durumdasınız. Böyle bir programda beyin otomatik olarak kendini o zaman aralığına endekslediği için o süre zarfında başka bir işinizin çıkması veya başka bir nedenle o işe zamanında başlayamamanız durumunda motivasyon kaybına uğrayacak ve işi tamamlayamama riski ile karşı karşıya kalacaksınız. Drucker bu sorunu gidermek için şöyle bir öneri sunmaktadır; "yaptığınız işleri saat aralığına göre değil, yapılma sürelerine göre tasarlayın". Yani;

 Birinci işe ayrılacak süre; 1.5 saat
 İkinci işe ayrılacak süre; 1 saat
 Üçüncü işe ayrılacak süre; 1.5 saat

Sonuçta o işlere belli bir zaman ayırmış olduğunuz ve bir takvime bağlı kalmadığınız için herhangi bir zaman baskısı olmadan o işi yerine getirebilirsiniz. Örneğin birinci işe başladıktan yarım saat sonra başka bir işiniz çıksa bile geri kalan bir saati günün başka bir saatinde tamamlama şansınız daha yüksek olacaktır. Sistem karmaşık olmadığı için belli bir süre denemenizi öneririm. Bu sistemi uygulamaya başladığınızda kazanacağınız boş zamana siz bile şaşacaksınız. Görüşmek dileği ile...